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Tagesplanung für Pendler: Den Feierabend zuerst planen!

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Zuerst den Feierabend planen bei der Tagesplanung
Nun zum Abschluss der 3-teiligen Planungsreihe: Die Tagesplanung für Pendler!

Wir haben die Monatsplanung besprochen, diese dient dazu eine erste Orientierung für den Monat zu bekommen und die wichtigsten Termine schon mal zu planen. Somit ist man vor Überraschungen gefeit.
In der Wochenplanung haben wir die Woche und die fixen und flexiblen Termine der Woche dazu geplant. Das geht schon ins Detail rein und ist wichtig um die Woche erfolgreich zu gestalten oder eher weniger erfolgreich.
Wir haben hier jeweils auch die ToDos f für die Woche geplant und festgelegt, so gut das möglich ist.
Nun folgt die Tagesplanung. Wenn Monatsplanung die Strategie und die Wochenplanung die Taktik dann ist die Tagesplanung die direkte Umsetzung dieser.
Die Tagesplanung ist ein wichtiger Aspekt um den Tag proaktiv angehen zu können. Ohne diese bringt die Wochen- und auch die Monatsplanung nicht viel.
Sie trägt dazu bei die Kontrolle über den Tag zu haben und auch mit den wichtigen Dingen vorwärts zu kommen.
Gerade für Berufspendler sorgt sie dafür rechtzeitig heim zu kommen und nicht zu lange auf der Arbeit zu verweilen.
Durch die erlangte Kontrolle und die Proaktivität über unseren Tag gehst du wesentlich weniger gestresst durch den Tag. Und das gilt nicht nur für Pendler…

Tagesplanung: Wann mache ich das am besten?

Hier gibt es in der Zeitmanagement- und Selbstmanagementbranche viele Aussagen, was die beste Zeit ist.
Es gilt wie eh und je: Jeder muss es für sich selbst rausfinden.
Generell gibt es folgende Möglichkeiten:
  • Als letzte Handlung auf der Arbeit (hier bietet es sich zusätzlich an, die Abendplanung nochmal anzupassen)
  • Abends im Zug bzw. auf der Rückfahrt nach Hause
  • Abends daheim vorm ins Bett gehen
  • Morgens daheim vor/nach dem Frühstück
  • Morgens im Zug bzw. auf dem Hinweg zur Arbeit (so mache ich es)
Finde deinen idealen Zeitpunkt. Ich habe mehrere Zeiten ausprobiert und aktuell bin ich bei Morgens im Zug.

Tagesplanung: Wie mache ich das am besten?

Auch hier gibt es, wie schon in der in der Monats- und Wochenplanung zuvor, folgende Möglichkeiten:
Papier vs. Digital
Auf Papier gibt es verschiedene Möglichkeiten: Moleskine oder Filofax Notizbücher, Tagesplaner, ganz einfach auf einem Blatt Papiert, etc.
Für digitale Freunde gibt es genauso viele Möglichkeiten: OneNote, Evernote, Todoist (und alle weiteren ToDo Programme), etc.
Ich mache meine aktuell digital, ich habe es anfangs auch auf Papier bzw. in einem Notizbuch versucht. Digital passt mir besser und unter anderem wackelt der Zug einfach zu sehr um mein Gekrakel dann nachher auch noch lesen zu können.

Tagesplanung: Was mache ich am besten?

Erstmal alles vorbereiten, sprich Kalender raus, ToDo Liste raus. Und nebeneinander legen. Das geht sowohl digital als auch mit Papier. Kurz Ruhe einplanen, am besten nicht ablenken lassen. Idealerweise ist alles vorbereitet was du brauchst um dafür zu starten.

 1. Plane deinen Feierabend ein

Viele von euch werden sich nun fragen: Warum soll ich meinen Feierabend planen und das auch noch als allererstes?
Hier meine Antwort: Weil du rechtzeitig heim willst und du dir damit eine Deadline für deinen Arbeitstag setzt!
Es macht einen Unterschied ob du 20 min nach Hause brauchst oder 2h. Und noch mehr wenn du Bahn fährst. Wenn du deine Bahn wegen 5 min verpasst, fährt oftmals erst eine Stunde später eine. Das ist viel Zeit die hier verloren geht.
Also wann willst du heute nach Haus kommen? Welche Bahn musst du dafür nehmen? Wann musst du also aus dem Büro los? Und genau das ist deine Uhrzeit die du einplanen solltest. Bis aller-,allerspätestens dahin wird Arbeit eingeplant.
(Ich setze mir bis max. 25 min vorher nur Arbeit rein und nehme die restlichen 25 min als Puffer. Erfahrungsgemäß sind diese auch nötig…)
Wenn es nicht geht und du länger machen musst, weil du zuviel Arbeit hast oder ein wichtiges Meeting… Ok, kein Thema. Aber dann hast du das proaktiv entschieden.
Und du planst auch direkt deine wichtigen Termine am Abend, wenn du welche hast. Du erkennst mit den folgenden Schritten was du an dem Tag wirklich erledigen kannst und was nicht.
So musst du nicht kurz vor Feierabend noch schnell daheim anrufen dass es später wird. Du kannst es schon deutlich früher sagen. Oder idealerweise gar nicht erst dazu kommen lassen.

2. Kalender durchsehen: Privat und Arbeit

Welches sind meine festen Termine heute? Welche kommen noch hinzu? Oder gibt es auch Termine welche sich evl. mittlerweile erledigt haben?
Also einmal jeden Termin hinterfragen. Und mit jeden mein ich jeden!
  • Ist er wichtig?
  • Muss ich daran teilnehmen?
  • Und aus der Erfahrung heraus, reicht die angesetzte Zeit dafür?
  • Muss ich spontan noch etwas vorbereiten dafür?
Denn auch solche Puffer sollte ich einplanen. Diese haben teilweise enormen Einfluss auf deinen Tagesplan. Wenn deine Erfahrung sagt, das reicht nicht, dann plane entsprechend mehr Zeit ein.

3. ToDo Liste durchsehen und updaten

Nimm nun deine Liste und gehe diese durch. Alles was fehlt oder noch vom Vortag über ist schreibst wird nun angesehen und kategorisiert. Und unterscheide dann wie folgt:
  • was ist wichtig?
  • was ist dringend?
  • was ist unwichtig?
  • was will ich erledigen?
Bedenke auch dass eine Aufgabe, welche gestern unwichtig war heute vielleicht wichtig ist. Also bewerte deine ToDos jeden Tag neu. Gleiche deine Aufgaben am besten mit deinen Wochenzielen ab, um zu sehen ob du auf dem wichtigen Weg bist. So fällt es dir leichter zu priorisieren und abzuwägen.

4. ToDos mit Zeiten versehen

Nun hast du deine ToDos kategorisiert. Als nächstes schätzt du ab wie lange du für jede Aufgabe brauchst.
Dann gehst du in deinen Kalender und suchst dir freie Zeiten an denen du daran arbeiten kannst. Denke aber daran dass du nicht mehr als 60% deiner Zeit verplanen solltest. Der Rest sollte als Puffer dienen, denn irgendwas ist immer …
Und natürlich die wichtigen ToDos zuerst verplanen und als letztes die unwichtigen (wenn diese nicht von der ToDo Liste zu streichen sind).
Ist ausnahmsweise mal doch etwas vom Puffer übrig, kannst du dir deine ToDo-Liste nehmen und offene Aufgaben abarbeiten.
Schritt 3 und 4 finden iterativ, also im Prinzip im dauernden Wechsel statt. Du schätzt wie wichtig eine Aufgabe ist und wie lange du dafür brauchst. Und dann wägst du deine ToDos gegeneinander ab.
So erkennst du ob du zum Beispiel für eine wichtige Präsentation ein Meeting absagen musst.

Fazit

So kann also deine Tagesplanung aussehen. 4 einfache Schritte, der Zeitaufwand liegt bei max. 15 min. Und diese 15 min sind es wert, wenn du dafür:
  • rechtzeitig heim kommst
  • stressfreier heim kommst
  • alles wichtige erledigt bekommst
Wie sieht deine Tagesplanung aus? Und wann machst du Sie? Was berücksichtigst du alles?
Schreib mir in den Kommentaren oder eine Email!
Weitere Methoden findest du hier bei Ivan Blatter und Thomas Mangold:

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