Wo geht die Zeit nur hin? Eine altbekannte Frage. Wir haben soviel zu tun und zu erledigen dass ein Tag 48h haben sollte. Haben wir aber nicht. Daher müssen wir irgendwie mit 24h pro Tag auskommen. Wie jeder andere auch. Aber für was wenden wir unsere Zeit auf? Wenn du abends ins Bett gehst bist du genervt weil du nicht alles geschafft hast. Wir hatten einfach zu wenig Zeit. Wie sollen wir also mehr Zeit gewinnen? Ganz einfach: Durch Zeit tracken.
Wie?
Indem du einfach mal aufschreibst wofür du deine Zeit aufwendest. Du führst ein Zeitprotokoll um deine Zeit zu tracken.
Du wirst sehen diese einfach Methode kann Wunder bewirken. Durch das “Zeit tracken” siehst du wo deine Zeit hin geht.
Warum Zeit tracken?
Wie macht man etwas besser? Indem man sich als erstes den Ausgangszustand ansieht und sich über diesen Gedanken macht. Man schaut wo kann man ansetzen um es besser zu machen.
Genauso verhält es sich mit dem Thema Zeit. Du willst mehr Zeit gewinnen? Dann schreibe dir auf für was du wie lang brauchst. Wenn du das mal einen Tag oder eine Woche gemacht hast, kannst du dir rückblickend ansehen was du die Woche über gemacht hast. Und du siehst wie lange du dafür gebraucht hast. Und hier kannst du nun ansetzen. Du kannst direkt sehen wo du etwas verbessern kannst. Wofür du weniger Zeit aufwenden möchtest oder diese Sache gar komplett delegieren möchtest.
Darum tracken wir die Zeit. Um klar zu sehen wo und wie wir unsere Zeit gewinnen können. Du möchtest etwas ändern, also musst du sehen wo und was du ändern kannst.
Und daher findest du hier ein Dokument um deine Zeit zu tracken: Zeit tracken
Welche Vorteile habe ich davon?
Wie schon erwähnt brauchen wir einen Ansatzpunkt. Einen Startpunkt. Wenn du dein Protokoll eine Woche gepflegt hast, setz dich gemütlich an einem So Nachmittag mit einer Tasse Kaffee hin und analysiere das Zeitprotokoll. Du siehst wie lang du für welche Aufgabe gebraucht hast und welche Aufgaben du überhaupt erledigt hast. Und du siehst was du den ganzen Tag über so gemacht hast.
Ein Vorteil davon ist dass du nun die Transparenz über deine Zeit hast. Du siehst schwarz auf weiß (und wenn du nicht im Protokoll geschummelt hast 😉 ) wo deine Zeit hin ist. Wir können also nun die Frage beantworten: “Wo geht nur all die Zeit hin?”.
Des Weiteren siehst du wie lange du für etwas gebraucht hast. Das kann teilweise sehr deprimierend sein aber wir können auch ansetzen um etwas schneller zu erledigen oder um etwas besser einzuschätzen. Es ist ja auch blöd wenn wir dem Chef versprechen er bekommt das morgen und du siehst in deinem Protokoll “Oha, da habe ich aber deutlich mehr Zeit gebraucht!”.
Ein weiterer Vorteil: Du erkennst welche Aufgaben du optimieren oder besser machen kannst. Was kannst du schneller machen? Wo wurdest du unterbrochen?
Das sind nur einige Vorteile, wenn du deine Zeit trackst.
Du siehst, ein Zeitprotokoll gibt dir viel Feedback über dich und deine Zeit. Wo sie hin geht, wie lange du für etwas gebraucht hast und wie du das verbessern kannst.
Wie soll ich das machen?
Mittels diesem Dokument. Das Dokument hat 6 Spalten: Von, Bis, Dauer, Handlung/Aktivität, Geplant? und Optimierbar?. In den Spalten “Von” und “Bis” legst du die Anfangszeit und Endzeit dessen fest, was du getan hast. Unter Dauer, wie lange du gebraucht hast. Und in Handlung/Aktivität schreibst du rein was du getan hast. Kleines Beispiel:
In der Spalte geplant schreibst du rein ob diese Aufgabe von dir geplant war oder ob das etwas spontanes war das rein kam. Auf diese Spalte komme ich später zurück.
Wie werte ich meine Zeit aus?
Hier kommt nun die Spalte “Optimierbar?” ins Spiel. Setze dich an einem So Mittag in Ruhe hin, mach dir eine Tasse Kaffee oder Tee und gehe dein Zeitprotokoll durch. Du siehst was du diese Woche alles getan hast und wie lange du dafür gebraucht hast.
Die Spalte “Geplant?” sagt dir nun ob diese Aufgabe von dir geplant war oder nicht. Vielleicht kam spontan dein Chef rein und hat dir etwas neues aufgedrängt was dringend erledigt werden muss. Das ist nicht weiter schlimm. Was uns diese Spalte genau sagt, erkläre ich dir im nächsten Abschnitt.
Nun zur letzten Spalte. Hier gehen wir jede Aufgabe und jeden Punkt auf unserem Protokoll durch und überlegen ob wir das besser oder anders machen können. Du entscheidest “Kann ich das schneller machen? Und wenn ja was brauch ich dafür?”. Oder ist diese Sache unwichtig und du kannst sie weglassen? Oder lässt sich diese Aufgabe an jemanden delegieren?
Wo kann ich Zeit gewinnen?
Um mehr Zeit zu gewinnen sind die beiden Spalten “Geplant?” und “Optimierbar?” die wichtigsten. Anhand der letzten Spalte entscheiden wir ob eine Aktion, Aufgabe oder Tätigkeit optimierbar ist. Mögliche Optimierungen sind folgende:
- Aufgabe automatisieren
- Aufgabe delegieren
- Aufgabe eliminieren
Wenn du das umsetzt, also die Aufgaben delegierst, automatisierst oder eliminierst, gewinnst du automatisch mehr Zeit. Die Zeit die du hierfür aufgewendet hast, hast du gewonnen!
Mit der Spalte “Geplant?” planen wir nun die sog. Pufferzeit ein. Dies ist die Zeit welche dir täglich durch unvorhergesehene Dinge geklaut wird. Wenn du diese nicht mit einplanst, schaffst du deine täglichen Aufgaben nicht oder du gerätst in Stress. Das willst du vermeiden. Wie viel an Zeit du durch unvorhergesehenes verlierst, kannst du nun überblicken.
Empfohlen wird eine tägliche Pufferzeit von 40-60% der täglichen Arbeitszeit. Also ganz schön viel. Aber das wirst du auch erkennen anhand deines Protokolls.
Fazit
Probiere das ganze 2 Wochen aus und sieh was anfällt. Teste es einfach, bleibe aber auch dran!
Nur wenn du dranbleibst ist der Tag vollständig getrackt und du siehst wo du Zeit gewinnen kannst. Und nicht schummeln. Sonst ist der Effekt des Zeit tracken nicht so groß wie er sein kann.
Ich verspreche dir überraschende Ergebnisse. Für mich war es beim ersten Mal sehr überraschend und spannend zu erkennen wo ich überall Zeit einsparen konnte. Und das nur durch Zeit tracken.