Zeit messen: Tools zum tracken

In den letzten beiden Beiträgen (Wo geht die Zeit nur hin? und Ein Gefühl für Zeit) geht es um das Thema Zeit messen. Im ersten Artikel dieser Mini-Serie wird erklärt was Zeit messen ist und wie du das machen kann. Hier wurde noch der Fokus darauf gelegt dass du rausfindest wie viel Zeit du wofür benötigst. Anschließend geht es darum zu sehen wo du Zeit sparen kannst indem du Aufgaben weglässt, delegierst oder optimierst.

Im zweiten Artikel der Serie geht es darum, dass du dir bewusst machst welche Vorteile es hat wenn du ein Gefühl für Zeit hast. Wir haben besprochen was das “numerische” Gefühl für Zeit ist und wie es dir im Alltag hilft.

Willst du deine Zeit längerfristig verfolgen, also ein solches Zeitjournal über einen längeren Zeitraum verfolgen, bieten sich neben der vorgefertigten Papiervariante (Hier Link dazu rein), noch andere Möglichkeiten an.

Ich gehe auf verschiedene Tools bzw. Möglichkeiten der Zeiterfassung ein. Es gibt unzählige Möglichkeiten und gerade im Arbeitsleben gibt es davon zu hauf. Wir konzentrieren uns aber nun auf die Privatwelt. Pendler, die für sich herausfinden wollen wie produktiv Sie diese Woche waren. Pendler, die wissen wollen wo ihre Zeit hinfließt und Pendler die sich dadurch eine höhere Disziplin erhoffen und mehr Zeit gewinnen wollen.

Welche Möglichkeiten die Zeit zu tracken gibt es?

Unterscheiden wir zuerst die grundsätzlichen Arten:

• analog
• digital
• halb-analog und halb-digital

Der letzte Punkt mag im ersten Moment etwas komisch anmuten, das wird sich aber später in diesem Artikel noch aufklären.

Es gibt Menschen die schreiben unglaublich gern in Bücher oder arbeiten möglichst viel handschriftlich und organisieren sich auch entsprechend. Dann gibt es auch Menschen die arbeiten viel digital, haben digitale Notizen oder organisieren sich digital. Welcher Typ davon bist du?

Entscheide für dich welcher Typ du bist und dann kannst du dir ein Tool entsprechend suchen. Es gibt für alle 3 Punkte genug Vor- und Nachteile.

Analog Zeit messen: Papier oder Buch

Analoges Zeit messen, davon handelt der erste Artikel dieser Serie. Hier ist es nun so dass es nicht relevant ist bei absolut jeder Aufgabe darüber nachzudenken ob du diese nun delegieren, optimieren oder weglassen kannst. Diese Gedanken sollten die ersten Tage/Wochen beim Ausfüllen anfallen und dann angepasst werden.

Es geht hier nun darum zu sehen wofür wende ich meine Zeit auf und wofür will ich sie eigentlich aufwenden. Also ein Steuerungsmittel um das wichtige zu verfolgen!

Die Papierform bietet sich besonders daher an, da es die Möglichkeit bietet den Tag gut zu reflektieren und dazu noch ein Journal, eine Art Tagebuch dazu zu führen. Das gibt dem Arbeitstag ein gedankliches Beenden und es hilft somit beim abschalten und den Stress hinter sich zu lassen.

Zur Durchführung kann man sich ein klassiches Moleskin-Buch schnappen. Alle linken Seiten des Buches kann man für die Zeiterfassung nehmen und alle rechten Seiten für das Tagebuch bzw. Journal. So ist eine Ordnung vorhanden und es lässt sich leichter reflektieren.

Deine Zeit und für was du Sie aufgewendet hast schreibst du dir tagsüber in das Buch. Nach der Arbeit im Zug kannst du das Tagebuch führen bzw. deinen Tag ansehen und dir ein Fazit bilden. Was war gut? Was möchte ich ändern? Was möchte ich anpassen?

Probiere es einfach mal aus…

Digital Zeit messen: RescueTime und Toogl

Zeit messen mit RescueTime

Ein tolles Tool, welches automatisiert im Hintergrund kontinuierlich aufzeichnet was du tust. Es zeichnet auf welche Programm du wie lange nutzt, welche Tabs du wie lange offen hast. Es kann auch erkennen wie lange du nicht am Rechner gesessen bist und  erkennt somit auch Meetings. Du kannst angeben was du als produktives Tool und Arbeiten siehst und was für dich unproduktiv ist. Zum Beispiel ist in Excel arbeiten für dich produktive Zeit und auf privaten Seiten im Internet surfen ist unproduktive Zeit.

Hast du das alles eingestellt, berechnet dir RescueTime eine Zahl für jeden Tag/Woche/Monat etc. welche dir aussagt wie produktiv du warst. So kannst du schnell und auf einen Blick erkennen ob das ein produktiver Tag war oder nicht. Im übersichtlichen Dashboard kannst du dann minutengenau sehen wo deine Zeit hingeflossen ist. Aber Vorsicht, es zeigt dir wirklich alles an, also auch nicht erschrecken wenn du erkennst dass du zu lange auf Facebook und Co warst ….

Ich selbst nutze übrigens RescueTime.

Zeit messen mit Toogl

Toggl ist ähnlich wie RescueTime ein sehr einfaches Tool zum Zeit tracken. Einloggen, auf den Timer klicken und die Zeit messen. Du kannst angeben an welcher Aufgabe du aktuell arbeitet und zu welchem Projekt diese gehört. So ist eine bessere Übersicht und Nachvollziehbarkeit gegeben. Das Tool kann auch mit Teams, Klienten und mehreren Workspaces umgehen. All das ist aber für die privaten Zwecke nicht nötig. Hier reichen die Projekte und die Aufgabenbeschreibung völlig aus. Mit dem übersichtlichen Dashboard kannst du deine Zeit einfach und schnell auswerten.

Der große Unterschied zu RescueTime: Toggl trackt nur die Zeit welche du tracken willst. Also du musst explizit auf den Timer klicken und die Zeitmessung starten. RescueTime arbeitet dagegen vollautomatisch und misst damit quasi jeden Mausklick mit. Da musst du für dich wissen was dir lieber ist.

Halb-analoges, halb-digitales Zeit tracken: ZEI° von Timeular

Einen sehr interessanten und ganz neuen Ansatz verfolgt Timeular. Hier wird ein komplett neuer Ansatz der Zeitmessung verfolgt. Ich muss etwas in die Hand nehmen und einstellen, gleichzeitig kann ich digital (PC, Handy) meine Zeit auswerten. Und der beste Nebeneffekt: Das Ding sieht auch noch stylisch aus. Der Renner auf jedem Schreibtisch.

Der ZEI° hat 8 Seiten, ist also wie ein Oktaeder aufgebaut. Ich kann jede dieser Seiten online einem Projekt oder einer Aufgabe zu ordnen. Die Zeit messe ich nun wie folgt:

Habe ich jeder Seite eine Aufgabe zugefügt, z.B. Emails bearbeiten, Meeting oder Kunden anrufen, kann ich die jeweilige Seite nach oben legen und die Zeit wird gemessen. Bin ich z.B. in einem Meeting kann ich den ZEI° mit der entsprechenden Seite “Meeting” nach oben legen. Nach dem Meeting will ich einen Kunden anrufen, also drehe ich den ZEI° mit der Seite “Kunden anrufen” nach oben. Und am Ende des Tages sehe ich online wie viel Zeit ich für welche Aufgabe genutzt habe.

Die Zeitmanagement-Ikone Ivan Blatter hat erst kürzlich einen ausführlichen Test und ein Unboxing Video dazu veröffentlich. Schaut da doch mal rein für mehr Informationen.

Fazit

Ich hoffe ich konnte dir die Idee der persönlichen Zeitmessung schmackhaft machen.

Wenn du mit der Bahn fährst oder mit dem Auto zu einem Ort fährst, sieht du ja auch quasi jedes Mal auf der Bahnseite oder bei Google Maps nach wieviel Zeit du dafür brauchst. Warum tun wir das nicht mit vielen anderen Beschäftigungen und Aufgaben in unserem Leben? Warum interessiert es dich mehr wann du wo mit der Bahn ankommst und warum interessiert es dich nicht wie lange du für diese Präsentation brauchst?

Ein weiteres, schönes Beispiel sind viele Jogger. Auch diese messen mit Uhren wie lange sie für ihre Strecke brauchen. Warum? Um sich zu verbessern und um zu wissen wie schnell sie sind. Sie sehen was sie verbessern können und kommen ihrem Ziel so näher.

Du willst mehr Zeit gewinnen weil das Pendeln schon mehr als genug frisst? Wie willst du wissen ob du wirklich Zeit gewinnst wenn du sie nicht misst und verfolgst? Es geht nicht darum alles bis ins letzte Details zu planen und  zu tracken. Es geht darum dass du Herr über deine Zeit wirst.

Use your time, it`s yours!