Jeder kennt den Begriff Zeitmanagement. Ein jeder hat eine Vorstellung davon was er bedeutet. Seine Zeit zu managen und mehr hinzukriegen, werden vermutlich die meisten denken. Ich unterstelle das einfach mal. Und dem ist nicht so. Warum, das klären wir in diesem Artikel.
Mit zunehmenden Fortschritt der Technologie und der Gesellschaft sowie ihren Anforderungen, haben wir immer weniger Zeit. Es muss immer mehr in immer weniger Zeit gemacht werden. Durch immer schnellere Technologie, Autos, Züge, Handys, Computer und so weiter wird die Zeit in immer kleinere Einheiten runtergebrochen. Dachte man früher in Sekunden, denkt man heute in Milisekunden.
“Nur noch eine Sekunde” müsste heute wohl “Nur noch eine Milisekunde” heißen.
Niemand hat mehr Zeit und gerade Berufspendler sind davon sehr stark betroffen. Für uns ist wenig Zeit oftmals noch stressiger als für einen Nicht-Pendler. Denn wir geben mehr Kontrolle über unsere Zeit ab, zumindest meinen wir das.
Was ist Zeitmanagement?
Zeitmanagement ist das systematische Planen der eigenen Zeit. Was bedeutet das? Auf jeden Fall nicht, jede Minute des Tages zu verplanen. Zwar plant man seinen Tag und versucht meist viel ToDos darin unterzubringen, aber nicht so genau dass es eigentlich nur schief gehen kann.
Einen interessanten Artikel über Zeit und Zeitmanagement gibt es hier zu lesen. Hier wird Zeitmanagement-Papst Lothar Seiwert über das Thema interviewt.
Man versucht die eigene Zeit, im Normalfall 24 h, optimal zu nutzen. Darum, die wichtigen Dingen zu erledigen und die unwichtigen Dinge sein zu lassen bzw. abzugeben. Und die wichtigen Dinge von den unwichtigen Dinge unterscheiden zu können. Um dann entsprechend sich hinzusetzen und die wichtigen Dinge umzusetzen bzw. zu machen.
Und zwar nicht arbeiten von 7-21 Uhr, kurz was essen, 5 mins ein Buch lesen und dann ins Bett und morgens gleich wieder zur Arbeit. Das ist nicht Zeitmanagement.
Zeitmanagement ist alle seine Lebensbereiche, dazu gehören neben Arbeit auch Familie, Freunde, Hobbys, Zeit für sich selbst uvm. dazu, unter einen Hut zu bringen.
Für mich ist Zeitmanagement nichts anderes als Prioritäten setzen bzw. diese zu managen. Egal wie schnell und wie gut du bist, du wirst nie alles an einem Tag schaffen. Ab und an funktioniert das, ja. Aber meist kommt doch etwas dazwischen.
Was macht man beim Zeitmanagement?
Um seine Zeit zu managen bzw. seine Prioritäten richtig zu setzen gibt es diverse, quasi Unmengen, an Methoden und Tools. Diese Methoden und Tools sollen einem helfen seine Zeit zu planen und das was man sich vorgenommen hat zu tun.
Ganz klassisch fällt einem natürlich als allererstes die ToDo-Liste ein. Das einfachste Beispiel einer solchen Liste ist ein Blatt Papier, darauf schreibt was man erledigen will und setzt dann einen Haken hinter jedes ToDo was man erledigt hat.
Ist das gemanagte Zeit? Ja und Nein. Ja weil man es wirklich einfach nur mit einer einfachen ToDo-Liste machen kann. Nein weil es, meiner Meinung nach, etwas mehr braucht als eine Liste mit ToDos.
Gehen wir zurück zum obigen Thema Prioritäten. Wir haben nun unsere klassische ToDo-Liste mit 15 Aufgaben darauf. Wir sehen uns diese morgens an und legen los. Aber halt, es hieß ja Prioritäten setzen. Also gehe ich hin und ordne die 15 Aufgaben meiner Priorität nach. Ganz oben die wichtigste Aufgabe und ganz unten die unwichtigste.
Erledigt und los gehts.
Was bringt einem Zeitmanagement?
Nein, das du die Aufgaben der Priorität nach geordnet hast ist gut. Aber immer noch kein wirkliches Prioritäten setzen. Klar, man könnte nun noch die Zeit pro Aufgabe schätzen und schauen ob der Tag überhaupt genug Zeit hergibt.
Allerdings möchte ich darauf gar nicht hinaus. Dieses Prioritäten setzen dass ich meine ist etwas ganz anderes. Nämlich die Antwort auf die Frage:
Was ist mir wichtig?
Nach der Antwort dieser Frage ordnet man seine ToDo Liste. Das ganze anschaulich in einer kleinen Geschichte dargestellt hat Stephen Covey. Vielleicht kennst du seine kleine Geschichte zum diesem Thema. Diese kleine Geschichte erzählt alles wichtige über Zeitmanagement.
Man macht also beim Zeitmanagement nichts anderes als seine eigenen Prioritäten setzen und zwar so das all das was einem wichtig ist, zuerst kommt. Und das unwichtige wird weggelassen.
Wenn Sie an das Goldfischglas aus der Geschichte denken, geht es beim Zeitmanagement also darum die großen Steine zuerst reinzulegen. Und dann den Rest drumherum einzufüllen.
Wie fängt man mit Zeitmanagement an?
Schritt 1:
Wie fängt man nun also an? Die Geschichte von Stephen Covey sagt es eigentlich schon. Mit den großen Steinen. Die großen Steine symbolisieren alles was dir wichtig ist.
Stelle dir die Frage
“Was ist mir wichtig?”
und beantworte Sie.
Wichtig sein kann z.B. die eigene Familie, ein Hobby, Freunde. Auch die Arbeit ist ein wichtiger Stein und sollte beachtet werden. Auch wenn man diese manchmal nicht allzu gern macht.
Das ist einer der allerersten Punkte welche man umsetzen sollte. Ohne diese Frage beantwortet zu haben, nutzt kein Tool und keine Methode der Welt. 2 Wochen lang schreibt man sich dann eine ToDo-Liste, man sieht das es besser wird, aber weitere 2 Wochen später hat man schon keine Zeit mehr die ToDo-Liste richtig zu führen.
Diese Frage zu beantworten ist auch nicht unbedingt einfach. Das kann durchaus einige Zeit dauern, auch mehrere Wochen. Aber dieser Schritt ist der essentielle Schritt für ein gutes und nachhaltiges Zeitmanagement. Nur dann gewinnst du wirklich mehr Zeit. Und bist nicht nur einfach ein ToDo-Listen-Abhaker welcher nicht wirklich mehr Zeit gewonnen hat.
Schritt 2:
Als nächsten Schritt empfehle ich mindestens eine Woche lang seine eigene Zeit zu tracken. Und mit tracken meine ich wirklich tracken. Die maximal größte Zeiteinheit sollte 5 min sein. Und wirklich alles tracken, auch wenn es der Gang zur Toilette ist. Zum Thema Zeit tracken veröffentliche ich demnächst noch einen Artikel, in diesem gehe ich auf das Thema genauer ein.
Warum sollte ich das tun? Ganz einfach, damit man weiß die eigene Zeit hin geht. Anhand der Liste sehe ich was ich getan habe und wofür ich wieviel Zeit ich aufgewendet habe. Es ist der Startpunkt zur Optimierung deiner eigenen Zeit.
Was kann ich anders machen bzw. weglassen? Worin kann ich schneller werden? Was kann ich delegieren?
Und ich verspreche dir, du wirst nicht nur 20 min mehr Zeit finden. Du wirst, je nach dem wie gut du schon im Thema Zeitmanagement bist, bis zu mehrere Stunden mehr Zeit finden.
Fazit
Die zentrale Frage des Zeitmanagements ist also: “Was ist mir wichtig?“. Diese Frage ist die Grundlage für ein gutes und aktives Zeitmanagement. Wenn du dachtest du musst einfach eine ToDo-Liste anfertigen oder ein anderes Tool nutzen dann kann das funktionieren. Es ist aber nicht nachhaltig. Oder wie oft hast du schon ToDo-Listen angefangen und in kürzester Zeit wieder verworfen. Oder dann keine Zeit mehr gehabt diese zu pflegen?
Es geht beim Zeitmanagement nicht darum mehr zu erledigen sondern das Richtige zu tun bzw. zu erledigen.
Also keine Zeit mehr haben gibt es nicht, es gibt nur noch wichtig oder unwichtig!
Use your time, it`s yours!